Cum să lucrezi eficient cu poşta electronică E-mail? (7 sfaturi)

Email (poşta electronică) a devenit o necesitate şi cei mai mulţi oameni se folosesc azi de ea. Avantajele sunt enorm de mari pentru că ne permite să trimitem corespondenţă rapid, ieftin şi la un număr nelimitat de destinatari. În acelaşi timp, dacă nu este folosită bine, ne poate lua foarte mult timp şi chiar ne poate face mai puţin eficienţi în activitatea noastră.

Aglomerarea cu Email

Eu folosesc mult poşta electronică şi vreau să împărtăşesc în continuare cu cititorii portalului câteva sfaturi utile:

1. Instalează o aplicaţie desktop

Există două feluri de abordare a poştei electronice. Prima este On-line, când deschizi pagina de Internet (Gmail, Yahoo Mail, etc. ) şi acolo citeşti mesajele, răspunzi şi le stochezi. Avantajul acestei metode este mare atunci când nu ai un computer personal şi totdeauna accesezi poşta de pe computer străin. Dar, dacă ai un computer personal, te sfătuiesc să descarci un program desktop sau să-l foloseşti pe cel deja existent. Dacă ai pe computer sistemul de operare Windows, atunci trebuie să ai şi programul Outlook Express, pentru Mac OS există excelentul program Apple Mail şi pentru Linux un alt program foarte bun Evolution. Foloseşte unul din aceste programe, sau descarcă altele gratuite cum este Mozilla Thunderbird. Programatorii din Moldova au creat un program excepţional pentru Windows numit TheBat. Mulţi ani m-am folosit de acest program şi l-am găsit a fi foarte bun şi practic. Programele desktop îţi permit să lucrezi mult mai rapid şi să ai totdeauna pe computerul tău toate mesajele primite, scrise, ciornele, etc.

2. Creează mape pe activităţi

În mod implicit fiecare program de email are patru cutii: Inbox, Outbox, Sent, Drafts. Este bine să mai creezi cel puţin două foldere (mape) pentru mesajele Răspunse şi pentru Arhivă şi ce mai crezi că este important. Dar, nu crea prea multe ca să nu te complici astfel mai mult decât să te organizezi. Am văzut unii oameni care atât de mult “se organizează” încât “organizarea lor excesivă” le devine o povară care îi robeşte.

3. Răspunde în ordinea priorităţii

Nu ştiu cum este la tine, dar eu primesc zilnic peste 100 mesaje la email, fără să iau in consideraţie spam-ul. Ca să poţi face faţă la un aşa de mare număr de mesaje este important să răspunzi în ordinea priorităţii şi nu neapărat în ordinea cum sunt primite mesajele. Lucrurile importante trebuie să fie făcute în primul rând şi acest principiu trebuie respectat şi în celelalte aspecte ale vieţii. Iată ce ne învaţă Scriptura în acest sens:

Vezi-ţi întâi de treburi afară, îngrijeşte de lucrul câmpului, şi apoi apucă-te să-ţi zideşti casa. – (Proverbe 24:27)

Iar când ne arată importanta lucrurilor sfinte ne spune:

Nu vă îngrijoraţi, dar, zicând: „Ce vom mânca?” sau: „Ce vom bea?” sau: „Cu ce ne vom îmbrăca?” Fiindcă toate aceste lucruri Neamurile le caută. Tatăl vostru cel ceresc ştie că aveţi trebuinţă de ele. Căutaţi mai întâi Împărăţia lui Dumnezeu şi neprihănirea Lui, şi toate aceste lucruri vi se vor da pe deasupra. Nu vă îngrijoraţi, dar, de ziua de mâine; căci ziua de mâine se va îngrijora de ea însăşi. Ajunge zilei necazul ei. (Matei 6:31-34)

4. Citeşte şi răspunde

Unele mesaje cer să revenim la ele, dar cele mai multe sunt de aşa fel că putem să răspundem la ele atunci când le-am citit. Dacă este posibil, răspunde la mesaje de odată ca să nu-ţi ia timpul preţios altă dată când vei reveni la ele din nou şi astfel să rămână alte sarcini importante nefăcute. Dacă ai posibilitatea să răspunzi la mesaj după ce l-ai citit fă-o atunci, tot aşa cum ne învaţă Scriptura să ajutăm pe oameni atunci când avem posibilitatea şi să nu amânăm o facere de bine:

Nu opri o binefacere celui ce are nevoie de ea, când poţi s-o faci. Nu zice aproapelui tău: „Du-te şi vino iarăşi; îţi voi da mâine!” când ai de unde să dai. (Proverbe 3:27-28)

5. Eliberează cutia Outbox

După ce răspunzi la un mesaj, mută-l în altă mapă, în una creată de tine special pentru acest scop. Eu am întitulat-o Răspunse şi acolo plasez orice mesaj primit din-dată ce scriu răspunsul la el. În felul acesta mă eliberez de aglomerarea din cutia Inbox şi văd clar ce mi-a mai rămas să fac. Dar, nu trec un mesaj din cutia Outbox până nu am rezolvat tot ce ţine de mesajul respectiv.

6. Păstrează mesajele importante

Nu toate mesajele sunt importante şi dacă nu va mai fi nici un motiv să revii la ele, poţi să le ştergi liniştit aplicând tasta “Delete”. Nu face lucrul acesta însă atunci când crezi că vei avea nevoie în viitor de cea mai mică informaţie din acel mesaj. Salvează mesajele respective ca să poţi face referinţă la ele oricând va fi nevoie.

7. Nu te lăsa obsedat de Email

Cum am spus, poşta electronică este un excepţional instrument pentru comunicare, dar dacă te laşi obsedat de el, te poţi trezi că nu mai poţi face alte lucruri şi nu le mai reuşeşti. De aceea, ca să nu fii obsedat, fixează un timp anumit în zi când te vei ocupa de mesajele Email şi nu verifica poşta continuu toată ziua aşa încât cu orice mesaj să te întrerupi singur şi să te abaţi de la alte sarcini importante.

Un alt fel cum se lasă unii oameni obsedaţi de poşta electronică este atunci când o preferă mai mult decât comunicarea verbală şi discuţiile normale.

Ai grijă să nu pună stăpânire pe tine nimic, nici poşta electronică, pentru că Cuvântul lui Dumnezeu spune că fiecare este robul lucrului de care este stăpânit. Trăieşte liber ca un om eliberat prin credinţă în Hristos.

Articole recomandate: