Cum să conduci o ședință? (11 sfaturi)

Ca și orice altă activitate umană, lucrarea Evangheliei presupune multe ședințe pentru planificare, evaluare și organizare, începând de la consiliul bisericii care se face în fiecare săptâmână și terminând cu ședințe anuale de planificare etc. Am avut ocazia să iau parte la multe ședințe care au fost plictisitoare și ineficiente. Presupun că și eu am condus destule ședinte de acest fel. Dar, totdeauna am vrut să învăț și sper că am făcut un progres în acest sens. Faptul că mai am încă multe de învățat nu vreau să devină o piedică în a împărtăși cu alții câteva sfaturi și experiențe care îi pot ajuta să facă mai eficiente ședințele pe care le petrec. Așadar, cum să conduci o ședință? 

 
1. Alcătuiește bine agenda întrebărilor care vor fi discutate. Decide dinainte ce trebuie să fie discutat și scrie o listă în acest sens. 
 
2. Alege cele mai importante și prioritare subiecte. Totdeauna vor fi multe lucruri care trebuie discutate, evaluate, planificate, dar timpul nostru este limitat. De aceea, alege pe cele mai importante și care nu pot fi lăsate pentru mai târziu. 
 
3. Motivează pe toți participanții la ședință să se implice în căutarea de soluții. Cea mai bună motivare este să faci un studiu biblic  împreună cu ei, să vă rugați împreună și apoi să prezinți importanța subiectelor care trebuie discutate și a problemelor care necesită găsirea de soluții. 
 
4. Nu pune în discuție întrebările care țin de persoane aparte și care pot fi discutate și rezolvate doar cu ei. Când vei pune astfel de întrebări în discuție, toți ceilalți se vor plictisi și altădată nu vor dori să mai vină la ședință. Sau, dacă și vor veni, se vor ocupa de lucrurile lor, vor fi preocupați de altele și nu vor lua parte la căutarea de soluții. 
 
5. Faceți procesul-verbal. Alege o persoană care va înregistra cele discutate și soluțiile care vor fi propuse. Este foarte important pentru persoana aceasta să scrie lucrurile clar, sistematic și ușor de urmărit. 
 
6. Totdeauna fixează termenii-limită pentru îndeplinirea sarcinilor. Nu lăsa nici o hotărâre să fie lăsată în termeni nelimitați, căci va rămâne neîndeplinită și te vei trezi că la ședințe doar se discută, dar nu se face lucrul după aceasta și hotărârile rămân doar pe hârtie. 
 
7. Stabilește exact cine va fi persoana responsabilă pentru aducerea la îndeplinire a fiecărei sarcini. Dacă sunt doi sau mai mulți responsabili, vor lăsa unul în răspunderea altuia și lucrul va rămâne nefăcut. Și persoana cui îi va fi delegată sarcina și termenii-limită trebuie să fie înregistrată în procesul-verbal. 
 
8. Nu tolera devierea de la subiect. Rolul conducătorului în ședințe este să țină discuția la subiect. În același timp, nu opri o discuție productivă. Uneori se poate face impresia că discuția a deviat de la subiect, dar în realitate se discută subiectul și se caută soluțiile.
 
9. Fii deschis la propunerile noi. Dacă în echipă sunt oameni creativi și care cunosc bine problemele și au experiență suficientă, ei pot veni cu soluții foarte originale și interesante. Spre exemplu, pentru tabăra de studiere a limbii engleze EFNL 2015 s-a propus să facem împreună cu Taekwon-Do și cu studierea computerelor. Fii deschis la ce vor spune membrii echipei. Nu te grăbi să spui „Nu”. Ascultă foarte atent tot ce spun ei și când nu înțelegi pune întrebări ca să fii sigur că ai înțeles ce ți se comunică și ce se propune. 
 
10. Când începi o ședință, verifică mai întâi cum s-au adus la îndeplinire hotărârile de la ședința precedență. Pentru că s-a făcut un proces-verbal, acum poți ști și urmări bine cum s-au adus lucrurile la îndeplinire. Aceasta îi face responsabili pe toți membrii echipei și pe conducător. 
 
11. În perioada de la o ședință la alta contactează pe membrii echipei și vezi cum fiecare din ei aduce la îndeplinire sarcinile care s-au planificat și i-au revenit lui sau ei. Fii gata să dai sfaturile necesare și să te implici unde situația o va cere. 
 
Invit și pe alți conducători să completați această listă cu sfaturile voastre și vă mai invit să învățăm principii de planificare a timpului la sesiunea pe care o voi preda la Chișinău în perioada 7-19 septembrie 2015. 

Articole recomandate: